Информационный этикет
Давно миновали времена, когда бумажные письма являлись едва ли не единственным средством общения между людьми, которые находились на расстоянии друг от друга и не могли общаться лично.
Сегодня в нашей жизни появился Интернет, прочно вошел в нашу повседневную жизнь телефон, факс, сканер. У нас есть возможность увидеть друг друга и поговорить посредством Skype, находясь на разных континентах. Мы можем позвонить друг другу практически из любой точки Земного шара и не представляем себе, как без этого можно жить.
Несмотря на это, искусство правильно писать письма и вести телефонные переговоры, все еще востребовано. Это искусство основано на знании и применении правил делового этикета при общении посредством E:mail или телефонной связи.
Вы всегда можете рассчитывать на успех, если будете использовать правила этикета при написании, отправке, хранении, пересылке электронных писем, вот некоторые из них:
- Регулярно проверяйте свой почтовый ящик и старайтесь не задерживаться с ответом. Отсутствие ответа равноценно тому, как если бы вы проигнорировали приветствие, отказались пожать протянутую руку или повернулись к собеседнику спиной.
- В письмах соблюдайте лаконичность и всегда указывайте в соответствующем поле основную тему послания.
- В конце каждого послания обязательно указывайте свое имя, фамилию, должность и место работы (если необходимо), ваш телефонный номер, почтовый адрес.
- Соблюдайте тайну переписки. Прежде, чем переслать полученную информацию третьему лицу, получите разрешение автора.
- На корреспонденцию, которая не имеет автора, адресована безлично, отвечать не следует. Чаще всего это коммерческая информация, которая для вас не имеет ценности.
- Избегайте ошибок при написании электронного письма, прежде чем его отправить, внимательно перечитайте.
- Помните, что главное в письме — его содержание. Ваш получатель оценивает вас по стилю написания, краткости и четкости изложения основной темы послания, грамотности написания, вежливости обращения.
Когда вы звоните по телефону учтите некоторые правила телефонного этикета:
- Человек, который звонит, после слов приветствия должен представиться.
- Затем необходимо поинтересоваться у собеседника, есть ли у него время для разговора. Если собеседник ответит, что сейчас говорить не может, попросите назвать время, когда вы сможете ему позвонить.
- Разговор завершает то, кто его начал. Это правило действует при ведении деловых переговоров. Если это личный звонок, то не принципиально, кто закончит разговор.
- Если при разговоре прервалась связь, то перезвонить должен тот, кто начал разговор.
- На деловых встречах, совещаниях или переговорах необходимо отключать мобильные телефоны или переводить их в беззвучный режим. Обычно партнеров или начальство раздражает факт звонка, т.к. он отвлекает от встречи. После встречи вы должны перезвонить звонящему вам человеку.
- Личный мобильный телефон необходимо отключать, если вы находитесь в театре, кинотеатре, музее, во время ритуалов и церемоний.
- Воздержитесь от использования мобильного телефона, находясь за рулем автомобиля. По мнению ученых, разговор по телефону сильно сказывается на скорости реакции водителя. Если разговор важный, лучше остановиться и поговорить.
Преимущества мобильного телефона трудно переоценить, с его помощью мы способны решить множество деловых и личных вопросов. И для успешного ведения разговора крайне важен тембр вашего голова, ваше настроение в момент звонка, позитивный настрой, дружелюбие и наконец, ваша улыбка. Все это чувствует ваш собеседник и соответствующим образом настраивается на беседу!
